Google Workspace導入にIT導入補助金を活用！申請枠や導入費用、注意点など解説

IT導入補助金でGoogle Workspaceの導入を検討している企業やフリーランスの方もいるでしょう。

本記事では、Google Workspace導入に活用できるIT導入補助金の申請枠や補助率・補助額、注意点などを徹底解説します。

また申請手順やその他グループウェアやITツールに関しても紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

Google Workspaceとは？特徴や導入メリットなど紹介

Google Workspaceは、GmailやGoogleドライブ、カレンダー、Meetなどのクラウドベースの生産性ツールを統合したビジネス向けプラットフォームです。

どこからでもアクセスでき、リアルタイムでの共同作業が可能。また、Googleの強固なセキュリティと管理機能により、企業データの保護も安心です。

コスト削減やリモートワークへの対応ができ、企業の成長に応じて柔軟に利用できます。

主な機能は以下のとおりです。

Google Workspaceの機能	詳細
Gmail for Business	ビジネス用メールアドレスを使った広告なしのメール管理
Googleドライブ	クラウドストレージによるファイル保存・共有
Googleカレンダー	スケジュール管理、リマインダー、会議の設定
Google Meet	ビデオ会議、音声通話、画面共有機能
Google Chat	チームチャットやグループ会話
Googleドキュメント	ワードプロセッサ機能、共同編集
Googleスプレッドシート	表計算機能、リアルタイム編集
Googleスライド	プレゼンテーション作成、共有編集
Googleフォーム	アンケートや申請フォーム作成
Googleサイト	社内用サイトやプロジェクトページ作成
Google Keep	メモやTo-Doリスト作成、共有
管理者コンソール	ユーザー管理、セキュリティ設定、監査機能
Google Vault	データ保持・アーカイブ管理

Google Workspaceは業務に必要な機能が基本的にそろっています。各ツールはシームレスに連携しており、例えばカレンダーから直接会議のリンクを作成するなど、効率的に業務を進めるための細かな配慮も。

Google Workspaceを導入することで、従来のソフトウェアに比べてサーバーや保守のコストを大幅に削減できます。また、クラウドベースでリモートワークや多拠点のチームがどこからでもアクセスできるため、場所を選ばず柔軟な働き方に対応。

さらにGoogleの高度なセキュリティ基準に基づいてデータが保護されているため、企業情報の管理や保護が簡単で安心です。企業の成長に合わせてプランの変更もできます。

Google Workspace導入に活用できるIT導入補助金の申請は「通常枠」

項目	通常枠A類型	通常枠B類型
補助率	1/2〜2/3
補助額	5~150万円未満	150~450万円以下
必要プロセス	1つ以上	4つ以上
賃上げ目標	加点	必須
Google Workspaceの対象経費	・ソフトウェア・オプション・導入関連費

Google Workspaceは通常枠での申請ができますが、単体での補助金申請は不可です。

IT導入補助金の通常枠は、業務改善に寄与する以下を有したソフトウェアを導入する必要があります。

※Google Workspaceは「汎用・自動化・分析ツール」に該当。

①顧客対応・販売支援
②決済・債権債務・資金回収管理
③供給・在庫・物流
④会計・財務・経営
⑤総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情報システム
⑥その他業務固有のプロセス
⑦汎用・自動化・分析ツール
※⑦の汎用プロセスは単体での申請が不可。

そのため、Google Workspace導入にあたってIT導入補助金を活用するためには、①〜⑥を有するソフトウェアも合わせて申請しましょう。

例えば、「顧客対応・販売支援」であれば、SalesforceやHubSpot、決済・債権債務・資金回収管理であれば、Money Forwardクラウド請求書やSquareが挙げられます。

その他、ITツールとそれぞれのプロセスについて知りたい方は以下を参考にしてください。

Google Workspace導入時にIT導入補助金を活用する際の注意点

IT導入補助金を活用してGoogle Workspaceを導入する際の注意点は以下となります。

・Google Workspaceのみでは申請できない
・Google Workspace導入の補助率は1/2〜2/3

注意点1. Google Workspaceのみでは申請できない

Google Workspaceを含むグループウェアは単体でのIT導入補助金の申請ができません。

そのため、以下のようなソフトウェアと一緒に導入することが必須です。

例

業務プロセス	該当ソフトウェアの例
顧客対応・販売支援	・Salesforce ・HubSpot ・Zendesk
決済・債権債務・資金回収管理	・マネーフォワード クラウド請求書 ・Square ・Stripe
供給・在庫・物流	・在庫管理Pro（STORES) ・ロジクラ（Logikura） ・Zoho Inventory
会計・財務・経営	・freee会計 ・弥生会計 ・マネーフォワード クラウド会計
総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情報システム	・SmartHR ・ジョブカン労務管理 ・LegalForce
その他業務固有のプロセス	・POSレジ ・Tayori ・Questetra BPM Suite

注意点2. Google Workspace導入の補助率は1/2〜2/3

上で紹介した「業務プロセス」とあわせてGoogle Workspaceを導入する場合は、通常枠での申請になるため、補助率は1/2〜2/3になります。

A類型の場合（必要プロセス1つ以上）は補助額5〜150万円未満、B類型の場合（必要プロセス4つ以上）の補助額は150〜450万円以下です。

※補助率2/3は、3か月以上地域別最低賃金+50円以内で雇用している従業員数が全従業員数の30%以上であることを示した事業者。

Google Workspaceの導入におけるIT導入補助金の申請手順

IT導入補助金を活用してGoogle Workspaceを導入する手順は以下となります。

①Google Workspaceと必要プロセスを満たすITツールの選定
②IT導入支援事業者の選定
③「gBizIDプライム」アカウントの取得
④「SECURITY ACTION」の宣言
⑤みらデジ経営チェックの実施
⑥交付申請・決定
⑦ITツールの発注・契約・支払い
⑧事業実績報告
⑨補助金交付手続きと事業実施効果報告

先述したとおり、Google Workspace単体では申請ができないため、その他導入したいITツールと支援事業者（ベンダー）を選定しましょう。

gBizIDプライムアカウントに関しては、約1〜2週間かかるため、先に取得しておくとよいです。IT導入補助金に限らず、その他補助金を活用する際にも基本的に必要になるため、取得しておいて損はないでしょう。

その後は上記ステップどおりに進め、交付申請後、導入するITツールの発注・支払いを行います。

交付後は、3年間各年1回の事業実施効果報告の提出が必須なので、覚えておきましょう。

IT導入補助金を活用できるその他のグループウェア例

Google Workspace以外のグループウェアは以下のようなものが挙げられます。

Microsoft 365	Outlook、Teams、SharePoint、OneDriveなど、ビジネス向けのコラボレーションツールがそろっており、クラウドベースで利用可能。
サイボウズoffice	スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、タイムカード、顧客管理など、シンプルかつ使いやすい機能が豊富で、オンプレミスとクラウド版の選択が可能。
Slack	チャットベースのコラボレーションツールで、ファイル共有やアプリ連携、音声・ビデオ通話ができ、チームのコミュニケーションを円滑にすることが可能。
LINE WORKS	LINEをベースにしたビジネス向けのコミュニケーションツールで、メッセージング、ファイル共有、タスク管理が可能。
Zoho Workplace	メール、ドキュメント、カレンダー、メッセージングなどが統合されたクラウド型のグループウェア。
Dropbox Business	クラウドストレージを中心に、ファイル共有、タスク管理、ドキュメント編集ができるチーム向けプラットフォーム。
kintone	業務管理に強いプラットフォームで、データベースの作成やワークフロー管理、チームでの情報共有が可能。
Chatwork	メッセージング機能を中心に、タスク管理やファイル共有ができる日本企業向けのグループウェア。

上記も同様、単体での補助金申請はできないため、注意しましょう。

まとめ：Google Workspaceの導入支援はCAREARCへ！

IT導入補助金を活用したGoogle Workspace導入の申請枠や補助額、注意点などをまとめました。

Google Workspaceは通常枠での申請が可能ですが、必要なプロセスを満たすその他ソフトウェアとの導入が必要です。

自社に必要なITツールを見直し、適切な申請枠でよりお得に導入するのが好ましいです。

弊社では、Google Workspaceを初めとしたグループウェアやITツールの申請サポートを行っています。

導入したいITツールや叶えたいことなどあればぜひお気軽にお問い合わせください。

100社以上の導入実績もあり、さまざまなITツールに対応しています。